Suolin luottamushenkilöiden tehtävät

Hallituksen ja aktiivien tehtävien kartoitus (päivitetty tammikuussa 2002)

Suomen live-roolipelaajat ry:n hallituksen tulee lain mukaan

1. kutsua koolle (ja järjestää) yhdistyksen kevät- ja syyskokoukset,
2. ilmoittaa yhdistysrekisteriin hallitusvaihdokset ja sääntömuutokset,
3. säilyttää yhdistyksen tilinpäätökset ja pöytäkirjat 10 vuotta,
4. huolehtia että yhdistyksen jäsenrekisteriä pidetään yllä lain mukaisesti ja
5. järjestää yhdistyksen kirjanpito.

Lisäksi hallitus johtaa yhdistyksen toimintaa. Hallitus valitsee sääntömääräiset luottamushenkilöt eli varapuheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan. Lisäksi hallitus valitsee rekisterivastaavan, julkaisuvastaavan, aluetoimintavastaavan, Larppaajan päätoimittajan, PJ- tukihenkilön, tiedottajan ja verkkovastaavan. Yllämainitut luottamushenkilöt hoitavat muiden tehtävien kartoituksen ja jaon itsenäisesti alla olevan vastuujaottelun mukaan.

Hallituksen valitsemat luottamushenkilöt ilmoittavat valitsemansa luottamushenkilöt ja määrittelevät näiden tehtävät hallituksen kokouksen tiedoksi sekä toimivat heidän ja hallituksen välisinä yhteyshenkilöinä. Hallituksen valitsemat luottamushenkilöt esittelevät hallitukselle työryhmänsä virallisia päätöksiä vaativat ehdotukset ja määräajoin kartoituksen työryhmänsä toiminnasta.

Hallituksen valitsemien luottamushenkilöiden tehtävät ja vastuujaottelu:

Varapuheenjohtaja

Varapuheenjohtaja toimii yhdistyksen ja hallituksen johtajana varsinaisen puheenjohtajan ollessa estynyt.

Sihteeri

Sihteeri pitää kirjaa hallituksen kokouksista. Sihteeri ottaa vastaan yhdistyksen postin (hänelle käännetään yhdistyksen postilokero), huolehtii siihen vastaamisesta ja tiedottaa siitä hallitukselle. Sihteeri (tai hänen valitsemansa arkistovastaava) kerää tiedot yhdistyksen kirjallisesta omaisuudesta, kerää sen itselleen ja kokoaa järkevän arkiston tärkeistä papereista ja dokumenteista.

Rahastonhoitaja

SuoLin rahastonhoitajalla on tilinkäyttöoikeus kaikkiin SuoLin tileihin. Hänen tehtäviinsä kuuluu laskujen vastaanottaminen ja maksaminen. Hän myös seuraa saldoa ja ennakoi menoja ja tuloja kirjanpidon perusteella sekä ilmoittaa hallitukselle onko ehdotettuihin päätöksiin varaa. Rahastonhoitaja tekee talousarvion yhdistyksen syyskokoukseen ja vastaa tilinpäätöksen ja taseen tekemisestä yhdistyksen kevätkokoukseen. Rahastonhoitaja vastaa OPM:n tiliselvityksen ja avustusanomuksen tekemisestä ja mahdollisten muiden avustusten hausta ja niitä koskevien tiliselvitysten tekemisestä. Rahastonhoitaja huolehtii SuoLin kirjanpidosta.

Rekisterivastaava

Rekisterivastaava ylläpitää ja päivittää jäsen- ja Larppaajan tilaajarekistereitä, hyväksyy uudet henkilöjäsenet ja vastaa uusien jäsenten ja tilausten kirjaamisesta sekä heidän yhteystietojensa päivittämisestä. Rekisterivastaava myöntää eron yhdistyksen jäsenelle, mikäli tämä siitä hänelle kirjallisesti ilmoittaa. Rekisterivastaava ilmoittaa yhdistys- ja kannatusjäsenten eroista hallitukselle.

Rekisterivastaava vastaa jäsen- ja tilaajalistojen tekemisestä sekä koostaa lähetyslistat jäsenpostituksia, Larppaajan varsinaisia postituksia ja Larppaajan erikseen lähetettäviä jälkipostituksia varten. Rekisterivastaava huolehtii jäsenlistojen toimittamisesta yhdistyksen jäsenille alennuksia myöntäviin liikkeisiin. Hän vastaa myös yllämainittujen listojen sekä osoitetarrojen ja mahdollisten jäsenkorttien tulostamisesta.

Julkaisuvastaava

Julkaisuvastaava koordinoi SuoLin julkaisutoimintaa ja vastaa julkaisuiden taloudellisuudesta rahastonhoitajan kanssa. Julkaisuvastaava valitsee Larppaajan käsikirjan ja Larppaajan vanhojen numeroiden myyjän sekä muiden julkaisuiden vastuuhenkilöt. Muita tekeillä oleviä julkaisuja vuonna 2002 ovat tanssi CD, Larpattajan opas ja Larppaajan käsikirjan uusi laitos.

Larppaajan päätoimittaja

Larppaaja-lehden päätoimittaja vastaa jäsentiedotteen sisällöstä ja julkaisun aikatauluista eli kokonaisuudesta ideasta tilaajalle toimitettuun lehtee saakka. Päätoimittaja yhdessä muun toimituksen kanssa suunnittelee ja kokoaa lehden sisällön sekä toimittaa tiedotteen. Päätoimittaja valitsee valitsee toimitussihteerin, taittajan, kuvatoimittajan ja juttujen toimittajat ja ohjaa heidän työtään. Lisäksi päätoimittaja valitsee ilmoitusmyyjän/-t ja painatusvastaavan, joka kilpailuttaa painot ja vastaa lehden toimittamisesta painoon ja edelleen postiin ja irtonumeromyyntiin.

Aluetoimintavastaava

Aluetoimintavastaava koordinoi ja kehittää yhdistyksen aluetoimintaa ja tiedottaa siitä hallitukselle. Hän johtaa aluetoimintaryhmää, johon kuuluvat hänen valitsemansa aluevastaavat, aluewebittäjät ja aluelistojen ylläpitäjät. Aluetoimintavastaava ohjaa yhdistyksen alue- ja paikallisvastaavien toimintaa ja tarvittaessa muutakin alueellista toimintaa.

Verkkovastaava

Verkkovastaava huolehtii yhdistyksen nettipalvelujen yleisestä resurssi- ja ylläpitotilanteesta. Hän käynnistää ja seuraa tarvittavia nettipalvelujen kehitysprojekteja, mutta ei puutu yksittäisten palvelujen sisältöön tai toiminnan jatkuvaluontoisen hoitamisen. Verkkovastaava huolehtii larppaamista koskevan tiedonkulun ja yhteydenpidon toimimisesta tietoverkkoja hyödyntäen.

Verkkovastaava valitsee Larppikalenterin ja Larpattajaluettelon ylläpitäjät. Verkkovastaava vastaa SuoLin edustamisesta Pingviinin osallisten kokouksissa. Verkkovastaava valitsee web-päätoimittajat live.roolipeli.net ja larp.fi sivustoille.

Verkkovastaava perustaa live.roolipeli.net:n ja larp.fi:n ylläpitävän tiimin ja valitsee siihen jäsenet, jotka pystyvät hoitamaan (lähes) kaikkia tiimin vastuulle kuuluvia asioita. Näihin kuuluvat ainakin käyttäjätunnusten hallinta, WWW-ylläpito, postilistat ja nimipalvelut.

Tiedottaja

Tiedottaja toimii tarvittaessa hallituksen yhteyshenkilönä, joka hoitaa yhdistyksen yhteydet virallisiin tahoihin.

Tiedottaja on yhdistyksen PR-kontakti, joka huolehtii tarvittavista lehdistötiedotteista ja muille tiedonvälityksen kannalta oleellisille tahoille tiedottamisesta.Hän koordinoi yhdistyksen mainoskampanjoita, muttei yksin toteuta niitä.

Tiedottaja vastaa tiedusteluihin yhdistyksen toiminnasta ja ohjaa tarvittaessa kysyjät erityisalan asiantuntijan luo. Tiedottaja vastaa SuoLin tiedotusosoitteesta ja puhelimesta ja hoitaa niihin tulevat yhteydenotot. Hän huolehtii siitä, että yhdistykselle sähköpostitse tuleviin kyselyihin vastataan mahdollisimman pian niiden saavuttua. Vastausviestit laitetaan cc:nä sille listalle, jolle ne ovat tulleet ja tarvittaessa esim. aktiivilistalle tai hallituksen jäsenille.

Tiedottaja toimii hallituksen ja yhdistyksen jäsenten välisenä yhteyshenkilönä ja huolehtii siitä että tarpeellisista asioista tiedotetaan jäsenistölle. Tiedottaja vastaa Larppaajan "hallitus tiedottaa" ja "hallituksen info" -palstoista. Tiedottaja ja sihteeri kokoavat yhdessä hallituksen pöytäkirjoista sähköpostikoosteet yhdistyksen sähköisille postituslistoille. Tiedottaja toimittaa uutisia yhdistyksen live.roolipeli.net sivuston web-päätoimittajalle.

Tiedottaja tai hänen valitsemansa postitusvastaava vastaa jäsentiedotteiden postituksista ja postitustalkoista sekä tarvittaessa jäsentiedotteiden lisäpostituksista uusille jäsenille varsinaisten postitusten lisäksi. ja muille tiedonvälityksen kannalta oleellisille tahoille.

Tiedottajan yhteystiedot mainitaan yhdistyksen tiedotteissa, joten hänen tulee olla riittävän hyvin tavoitettavissa joko suoraan tai puhelinvastaajan tms. välityksellä.

PJ-tukihenkilö

PJ-tukihenkilö ohjaa PJ-työryhmää, jossa käsitellään SuoLi-leimat ja kehitetään pelien turvallisuutta sekä pelien kirjoittajia ja järjestäjiä tukevia toimintamuotoja. Ilmassa pyörineitä ideoita ovat mm. proppilainauspalvelu ja pelien vaihtopalvelu. PJ-työryhmä kehittää (web)pj- resurssi-ideaa eteenpäin. PJ-tukihenkilö valitsee työryhmänsä jäseniksi SuoLi-leimavastaavan, SuoLin tarpeistovastaavan, SuoLin turvallisuusvastaavan ja konsulttipalvelun yhteyshenkilön.

PJ-työryhmän jäsenet:

• SuoLi-leimavastaava vastaanottaa leimahakemukset, käsittelee ne, pyytää tarvittaessa lisätietoja ja tekee niistä päätösehdotuksen hallitukselle. SuoLi-leimavastaava tiedottaa päätöksistä hakijoille ja myönnetyistä SuoLi-leimoista kalenterin ylläpitäjälle.
• Konsulttipalvelu konsultoi haluttaessa pelien tekstimateriaaleja.
• SuoLin turvallisuusvastaava koordinoi pelien turvallisuutta ja osallistuu yhdistyksen puolesta pelien turvallisuuden kehittämiseen mm. vakuutusyhtiön kanssa tehdyin turvallisuusohjein.
• SuoLin tarpeistonhoitaja inventoi yhdistyksen omistaman tarpeiston ja etsii yhdistyksen propeille, teltalle ja muille osille vastuuhenkilöt. Meillä ei aiemmin ollut yhtä tarpeistonhoitajaa, vaan tarvikevarasto on aina kun on ollut mahdollista, annettu jonkin paikallisporukan tai yksittäisen henkilön hoiviin. Nyt kun pyrimme luopumaan tarvikevarastosta, lienee siirtymäajaksi syytä olla "selvitysmies".