Hallituksen muistilista

SuoLi:n hallituksen muistilista (päivitetty viimeksi 17.1.2002)

Järjestäytymiskokous

Syyskokouksessa valittu uusi hallitus saa pitää järjestäytymiskokouksen ennen oman toimikautensa alkua, kuitenkin mielellään niin, että vanha hallitus on jo pitänyt viimeisen kokouksensa. Toimivaksi on todettu yhdistetty kokous, jossa pidetään sekä vanhan hallituksen viimeinen että uuden hallituksen järjestäytymiskokous, joka voi olla esimerkiksi koko viikonlopun kestävä hallituksenvaihto-, tutustumis- ja perinteiden siirtotapahtuma.

Järjestäytymiskokouksessa uusi hallitus ei saa päättää mitään, mikä koskee vanhan hallituksen tili- ja toimintakautta. Perinteisesti uusi hallitus päättää omasta työjaostaan, toimintatavoistaan, muista luottamushenkilöistä sekä tilinkäyttö- ja niminkirjoitusoikeuksista omalle toimintakaudelleen.

Luottamushenkilöt

Yhdistyksen syyskokouksessa valitaan puheenjohtaja, hallituksen jäsenet, tilintarkastaja sekä varatilintarkastaja. Hallituksen tulee valita keskuudestaan varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja ja sihteeri. Lisäksi hallitus saa valita muita hyväksikatsomiaan luottamushenkilöitä keskuudestaan tai ulkopuoleltaan. Suolin luottamushenkilöiden tehtävät

Nämä hallituksen valitsemat luottamushenkilöt valitsevat vastuualueensa luottamushenkilöt ja muodostavat heidän kanssaan sopivan tai sopivia työryhmiä. He ilmoittavat hallituksen kokouksen tiedoksi valitsemansa luottamushenkilöt ja selvityksen näiden tehtävistä sekä toimivat heidän ja hallituksen välisinä yhteyshenkilöinä. Hallituksen valitsemat luottamushenkilöt esittelevät hallitukselle työryhmänsä/-ryhmiensä virallisia päätöksiä vaativat ehdotukset ja määräajoin kartoituksen työryhmänsä toiminnasta.

Tilinkäyttöoikeudet

Tilinkäyttöoikeudet täytyy siirtää uusille vastuuhenkilöille. Tähän tarvitaan allekirjoitettu pöytäkirjanote hallituskokouksesta, jossa asia on päätetty. Pöytäkirjassa tulee mainita pankki, tilinumero sekä uudet ja vanhat tilin käyttöoikeuden haltijat henkilötunnuksineen.

Postilokeron kääntäminen

Postilokeron kääntämistä varten tarvitaan allekirjoitettu pöytäkirjanote, jossa kerrotaan kenelle ja mihin osoitteeseen postilokero käännetään.

Nimenkirjoitusoikeudet

Sääntöjemme mukaan yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja rahastonhoitaja tai hallituksen määräämä henkilö kukin yksin. Yhdistysrekisterimuutosilmoituksiin tarvitaan puheenjohtajan allekirjoitus. Nimenkirjoittajat yhteystietoineen (allekirjoitettu pöytäkirjaote) tulee ilmoittaa myös vakuutusyhtiölle. Myös puhelinliittymän yhteyshenkilöksi kannattaa vaihtaa nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö.

Hallituksen vaihto

Vanhan hallituksen sihteeri toimittaa uuden hallituksen sihteerille tai puheenjohtajalle oman ja aiempien hallitukskausien pöytäkirjat ja muun materiaalin. Vanhan hallituksen rahastonhoitaja toimittaa uuden hallituksen rahastonhoitajalle oman ja aiempien hallituskausien kirjanpidon. Vanhan hallituksen toimikauden toimihenkilöt tekevät "testamentin", josta pitäisi käydä ilmi mitä tehtäviä kuhunkin luottamustoimeen kuuluu sekä tieto siitä, mitä asioita on ehditty hoitaa ja mitkä kenties vielä odottavat hoitamista.

Uuden hallituksen esittely

Uusi hallitus on syytä esitellä jäsenistölle mahdollisimman pian. Kätevintä on, jos kukin hallituksen jäsen kirjoittaa itsestään lyhyen esittelyn. Esittelyt kannattaa julkistaa yhdessä muiden aktiivien esittelyjen kanssa postituslistalla, jäsentiedotteessa ja Web-sivustossa.

Jäsenmaksu

Jos yhdistyksen jäsenmaksu on muuttunut, tieto tästä täytyy päivittää ainakin Web-sivustoon, Larpattajaluetteloon ja yhdistyksen jäsen- ja muihin tiedotteisiin heti toimikauden alussa.

Tiliselvitys

Opetusministeriölle tehdään tiliselvitys 30.4. mennessä. OPM:lle toimitetaan täytetty tiliselvityslomake, toimintakertomus, tilinpäätös, sekä tilintarkastuskertomus.

Avustukset

Vanhan hallituksen viimeisiä tehtäviä on tulevan kauden toiminta-avustuksien hakeminen. Opetusministeriön tukianomusten viimeinen jättöpäivä on marras-joulukuussa.

SuoLin tärkeät tiedot:

    * Posti- ja laskutusosoite: PL 190, 00171 Helsinki
    * Tiedotusosoite: tiedotus (at) larp.fi
    * Puhelinnumero:
    * Y-tunnus: 1573086-6
    * Yhdistysrekisterinumero: 177.762
    * Tilinumerot:
    * Tärkeimmät postituslistat: aktiivit (at) larp.fi ja ??