Hallituksen 5. kokouksen pöytäkirja (19.3.2000)

Suomen live-roolipelaajat ry:n hallituksen kokous 5/1999 - 2000
Aika: 19.3.2000
Paikka: Helsinginkatu 17 B 55, 00500 Helsinki
Läsnä: Kalle Kivimaa, Eemeli Haverinen, Noora Hirvonen, Maria Honkala, Laura Kalli, Tiia Kekkonen, Irrette Melakoski, Kristiina Prauda, Terhi Säilä, Esko Vesala sekä ilman äänioikeutta Satu Heliö, Juho Lindman, Mika Almgrén, Tommi Korhonen.
Liitteet: Aluetoiminnan budjetti (liite 1), Päämiitin toimintasuunnitelma ja talousarvio (liite 2)

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Kalle Kivimaa avasi kokouksen kello 13.19.

2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Hyväksyttiin kauden hallituskokousten 2, 3 ja 4 pöytäkirjat.

4. Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin ehdotetuin lisäyksin.

5. Ilmoitusasiat

5.1. Rahastonhoitaja Irrette Melakoski tiedotti, että Yleisradio on maksanut Siamin tytöt -sarjan sovitun kuvauspalkkion 35 000 mk.

5.2. Aluevastaava Tiia Kekkonen esitteli aluetoiminnan budjetin, joka liitettiin pöytäkirjaan.

5.3. Todettiin, että opetusministeriö on myöntänyt yhdistykselle yleistä avustusta 10 000 mk ja erikseen Solmukohta-tapahtuman kuluihin 15 000 mk.

5.4. Terhi Säilä tiedotti, että Kultti ry on kutsunut yhdistyksen edustajia vuosikokoukseensa 20.3.

5.5. Todettiin, että Lappeenrannassa 22.4. järjestetään Pelien päivä, johon yhdistys on kutsuttu. Aiemmin on jo sovittu, että Esko Vesala menee tapahtumaan edustamaan yhdistystä.

6. Yhdistyksen nimen ja vakuutuksen käyttöoikeus ("SuoLi-leimat")

Anotuista yhdistyksen nimen ja vakuutuksen käyttöoikeuksista päätettiin seuraavaa:

6.1. "Influenza" (Turku) siirtyy päivämäärälle 30. 6. - 2. 7. Pelille myönnetty yhdistyksen nimen ja vakuutuksen käyttöoikeus päätettiin siirtää tälle päivämäärälle.

6.2. "Kuningaskuntien tapaaminen" (Ylivieska) sijoittuu samalle päivämäärälle kuin "Influenza", joten leimaa ei voida myöntää. Pelille tukea hakeva henkilö ei myöskään ole yhdistyksen jäsen.

6.3. Paintball-larp (Lapinlahti) sijoittuu myös samalle päivämäärälle kuin "Influenza", ja näin leimaa ei voida myöntää.

6.4. "Welcome to Fair Mom's" 15. - 16. 4. (Espoo): pelin mahdollinen leima siiretään päätettäväksi sähköpostikokouksessa heti, kun pelinjärjestäjiltä saadaan uusi, asianmukainen hakemus.

7. Solmukohta 2000

Hallitus kiittää kaikkia Solmukohdan tekijöitä ja erityisesti sen päävastuullisia Satu Heliötä ja Heidi Hopeametsää.

Solmukohdan lopullinen tulos on noin 5000 mk tappiollinen. Tappio katetaan yhdistyksen varoista.

Päätettiin korvata Satu Heliölle ja Heidi Hopeametsälle Solmukohdan puhelinkuluja seuraavasti: Satu Heliölle 2000 mk ja Heidi Hopeametsälle 1000 mk.

8. Pääkaupunkiseudun tapaaminen "Päämiitti"

Pääkaupunkiseudun LARP-seurojen ja -harrastajien yhteistyötapaamisen "Päämiitin" (6. - 7. 5. 2000) toimintasuunnitelma ja talousarvio on toimitettu hallitukselle ja liitetään pöytäkirjaan.

9. Eduskuntaprojekti

Päätettiin, että Esko Vesala toimii yhteyshenkilönä eduskunnan tilauksesta mahdollisesti järjestettävän live-roolipelin järjestelyjä koskien neuvottelujen tässä vaiheessa.

Päätettiin, että Kristiina Prauda kokoaa listan, joka esittelee mahdollisesti sopivia pelejä, ja hallitus äänestää näistä esiteltävät ensi tilassa.

10. Ropecon 2000

Kristiina Prauda ilmoitti, että Mikko Pohjola ja hän vastaavat Ropeconin LARP-salin ohjelmasta. Päätettiin, että Pohjola ja Prauda ovat myös Suomen live-roolipelaajat ry:n vastuuhenkilöt tapahtumassa.

Päätettiin, että yhdistyksen esittelypöytä tulee tapahtuman Kaubamajaan, ja pyritään löytämään kaksi ihmistä vastaamaan sen päivystyksestä. Päätettiin kysyä apua suolihangaround-listalta ja mahdollisuuksien mukaan muualta.

11. Finncon

Pyritään etsimään kaksi henkilöä, jotka vastaavat yhdistyksen esittelypöydästä Finncon-tapahtumassa.

12. Vakuutus

Puheenjohtaja Kalle Kivimaa tiedotti, että on neuvotellut Tapiola-yhtiön kanssa ja saanut tarjouksen tapaturmavakuutuksesta, joka sisällytettäisiin jäsenmaksuun. Puheenjohtaja jatkaa asian selvittämistä.

13. Tiedotuspolitiikka

13.1. Keskusteltiin hallituksen sisäisestä tiedonkulusta ja sen kehittämisestä. Päätettiin, että jokainen hallituksen jäsen tiedottaa postituslistalla aina, kun on saanut jonkin vastuutehtävän suoritettua tai kun tietää, ettei voi sitä suorittaa. Jälkimmäisessä tapauksessa myös tiedottaminen Maria Honkalalle riittää.

13.2. Rekisterivastaava Maria Honkala pitää listaa keskeneräisistä vastuutehtävistä ja postittaa sen hallituksen ja hangaarin postituslistoille kerran viikossa.

14. Kevään sääntömääräinen vuosikokous

Päätettiin, että yhdistyksen sääntömääräinen kevätkokous pidetään pe 5.5.2000 klo 18 Helsingissä. Kokouksessa käsitellään sääntömuutosehdotuksia (kuten perhejäsenyys) ja lisäbudjettia.

Päätettiin, että puheenjohtaja ja rahastonhoitaja tekevät lisäbudjettiesityksen vuosikokousta varten.

15. Jäsentiedote

Hallituksen tukea päätoimittajalle tehostetaan. Pyritään kaikin keinoin edistämään artikkeleiden keräämistä ja numeroiden ilmestymistä.

16. Seuraavan kokouksen ajankohta

Päätettiin, että seuraava hallituksen kokous on su 16. 4. klo 12 ja iltakoulu 15. 4. klo 16.

17. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.01.