Hallituksen 12. kokouksen pöytäkirja (17.12.2000)

Suomen live-roolipelaajat ry:n hallituksen kokous su 17.12.2000 kello 12.00
ALUSTAVA PÖYTÄKIRJA
Aika: 17.12.2000 kello 12.00.
Paikka: Resiinankatu 1 D 58, Tampere
Läsnä: Maria Honkala, Kalle Kivimaa, Irrette Melakoski, Tiia Kekkonen, Esko Vesala
Ilman äänioikeutta paikalla: Satu Heliö, Niklas Vainio

1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Kalle Kivimaa avasi kokouksen 12.15.
2. Kokouksen toimihenkilöiden valinta
Kokouksen sihteeriksi valittiin yhdistyksen jäsen Satu Heliö. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Esko Vesala ja Irrette Melakoski.
3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
4. Esityslistan hyväksyminen
Esityslistaan esitettiin lisättäväksi seuraavat kohdat: Knutepunkt 01. Esityslista hyväksyttiin muutoksineen.
5. Pöytäkirjan tarkastajien valinta
Valittiin Irrette Melakoski ja Esko Vesala pöytäkirjan tarkastajiksi kuluvan kauden (1.9.1999 - 31.12.2000) pöytäkirjoille. Mikäli heistä toinen on estynyt toimii Tiia Kekkonen tämän sijaisena. Pöytäkirjojen tulee olla tarkistettuina kolme viikkoa ennen yhdistyksen kevätkokousta.
6. SuoLi-leimat
Periferian Bofferi 2001 -tapahtuma on hakenut yhdistyksen leimaa ja vakuutusta käyttöönsä. Koska vakuutuksen tila on tällä hetkellä epäselvä ei sitä voida myöntää pelille. Kalle Kivimaa selvittää vakuutuksen tilannetta.
7. Postilokeron status
Todettiin että yhdistyksen postilokeron tilanne on epäselvä ja laskun maksaminen epäselvyyksien vuoksi viivästynyt. Päätettiin että Irrette Melakoski ja Kalle Kivimaa selvittävät asian ensitilassa. Asian käsittelyä jatketaan seuraavassa kokouksessa.
8. Opetusministeriön lisäselvitys
Kalle Kivimaa ilmoitti, että Opetusministeriön pyytämä lisäselvitys vuodelle 1999 myöntämiensä avustusten käytöstä oli toimitettu ministeriölle perjantaina 15.12.2000.
9. Larpaajan hinnat
Keskusteltiin yhdistyksen jäsentiedotteen Larppaajan tilaus- ja irtonumerohinnoista vuodelle 2001.
Päätettiin irtonumerohinnaksi 30 markkaa ja vuosikerran hinnaksi 140 markkaa. Hinnat jälleenmyyjille ovat vastaavasti 15 markkaa ja 100 markkaa.

Päätettiin pitää jäsentiedotteen ilmoitushinnat ennallaan.

Todettiin että muuttuneet tiedot on päivitettävä jäsentiedotteen mediakorttiin ensitilassa.

Keskusteltiin jäsentiedotteen julkaisuaikatauluista. Todettiin että numeron 4/2000 oletettu ilmestymisaika olisi tammi-helmikuu 2001 ja numeron 1/2001 vastaavasti maalis-huhtikuu.

Keskusteltiin julkaisun uudesta ulkoasusta ja todettiin että hallituksen jäsenten olisi hyvä antaa enemmän palautetta ja osallistua lehden tekemiseen esimerkiksi artikkelien muodossa.

Keskusteltiin artikkelipalkkioista ja muista lehden tekoon liittyvistä korvauksista. Todettiin, että palkkioiden maksuun liittyviä käytännön kysymyksiä on vielä syytä pyrkiä selvittämään. Todettiin, että vastuu varsinaisista linjanvedoista ja periaatepäätöksistä kuuluu kauden 2001 hallitukselle.

Keskusteltiin tavoista, joilla jäsentiedote Larppaaja voisi houkutella useampia kirjoittajia.

Päätetiin pyytää Larpaajan toimituskunnalta tarkistettu talousarvio ensitilassa.

10. Yhdistykselle tulleiden lahjoituksien kohdentaminen
Päätettiin että yhdistyksen jäseneltä, Matti Nuortiolta saatu kolmensadan(300) markan lahjoitus käytettään vanhojen Larppaajien kansiointiin. Lahjoituksen rahalla päätettiin hankkia kansioita joihin ylimääräiset lehdet voidaan arkistoida ja näitä kansioita voidaan toimittaa aluevastaaville jäsenistölle kierrätettäviksi.
Keskusteltiin yhdistyksen jäsenjulkaisun arkistoinnista yleensäkin. Pohdittiin tulisiko julkaisusta tehdä pdf-kopiot ja siirtää tiedostoja cd-romille. Irrette Melakoski valtuutettiin tutkimaan asiaa.

11. Testamentit
Hallituksen jäseniä muistutettiin siitä, että heidän tulisi jättää yhdistykselle selvitys omista luottamustoimistaan yhdistyksessä. Testamentiksi kutsutusta asiakirjasta pitäisi käydä ilmi mitä tehtäviä kuhunkin luottamustoimeen kuuluu sekä tieto siitä, mitä asioita on ehditty hoitaa ja mitkä kenties vielä odottavat hoitamista.
Toimitetut toimintatestamentit pyritään lisäämään mahdollisuuksien mukaan tämän pöytäkirjan liitteiksi.

12. Knutepunkt 01: Solmukohta-tapahtuma 2001 Norjassa
Todettiin että Leo Gammals toimii Knutepunktin Suomen kontaktina. Keskusteltiin siitä voiko yhdistys tukea yhden henkilön osallistumista/matkustamista tapahtumaan.
Päätettiin, että Satu Heliö toimii yhdistyksen puolelta yhteyshenkilönä Leo Gammalsiin ja kerää matkaan liittyviä tietoja sekä keskustelee tuki- ja matkanjärjestämismahdollisuuksista hänen kanssaan tarpeen mukaan.

Äänin 3-1 päätettiin lähettää virallinen edustaja Knutepunkt 01- tapahtumaan Edustaja päätetään myöhemmin, kun tiedetään keitä on lähdössä tapahtumaan.

13. Yhdistyksen puhelin
Valtuutettiin Irrette Melakoski avaamaan puhelinliittymä yhdistykselle.
14. Savukone
Valtuutettiin Tiia Kekkonen hankkimaan yhdistykselle savukone.
15. Tiedotuksen parantaminen
Keskusteltiin yhdistyksen ulkoisessa tiedotuksessa ilmenneistä ongelmista. Päätettiin muokata toimintaohjeet yhdistyksen postilistalle.
16. Ilmoitusasiat
Tiia Kekkonen ilmoitti että seuraava aluevastaavien yhteinen tapaaminen järjestetään tammi-maaliskuussa 2001. Hän lupasi tiedottaa kun tapahtuman aikataulut varmistuvat.
Tiia Kekkonen ilmoitti että Syrjä-Suomen Larppimiitti3 järjestetään 18.3.2001 Sanginjoen leirikeskuksessa Oulussa..

Valittiin edustaja Ropecon ry:n kokoukseen. Valittiin yksimielisesti Irrette Melakoski edustamaan yhdistystä kokouksessa.

Keskusteltiin larp-kalenterin tietokantaistamisesta ja todettiin hankkeen olevan yksinkertainen mutta resursseiltaan ja aikatauluiltaan epäselvä. Päätettiin palata aiheeseen uudelleen uuden hallituksen kanssa.

Keskusteltiin yhdistyksen osallisuudesta uuteen Pingviini-palvelimeen. Pohdittiin teknisiä yksityiskohtia ja yhdistyksen suhdetta palvelimeen.

17. Kokouksen päättäminen
Kokouksen puheenjohtaja Kalle Kivimaa päätti kokouksen kello:15.49.
Puheenjohtaja Sihteeri